Job DescriptionOperations Manager (temporary)
Mission:
As the Operations Manager, you will contribute to Extendicare's purpose of Helping People Live Better by leading all business and administrative functions in a long-term care home. You will lead and mentor administrative staff while working closely with the Executive Director and leadership team to support the home’s daily operations.
This role is accountable for the home’s financial management, payroll
and benefits, scheduling and workforce administration, and other key administrative processes, with a focus on compliance with company and regulatory requirements. Through your leadership and problem-solving skills, you will drive efficiencies and foster a welcoming environment for residents, families, and employees.
Key Outcomes:
- Ensure accurate and timely completion of key Human Resource (HR)
processes, including employee lifecycle updates, bi-weekly payroll,
scheduling, and benefits. Serve as the in-home subject matter expert for
these functions. - Oversee resident billing accounts and collection processes to ensure timely
payments and accurate record-keeping. - Support the home’s financial health by proactively managing budgets,
monitoring spending, and meeting financial targets. Regularly review
financial reports to identify and investigate variances and take timely action
to resolve issues and improve accuracy. - Maintain compliance with provincial legislation, company policies, regulatory
standards, and collective bargaining agreements across all administrative and
financial functions within a unionized environment. - Lead and develop a high-performing administrative team that demonstrates
Extendicare’s values and delivers exceptional service to our residents,
families and employees.
Key Responsibilities:
- Financial Acumen – Lead and execute financial tasks such as processing
payments, coding time and expenses, managing resident accounts and
collections, and maintaining accurate records for banking, petty cash, and
provincial funding. - Analytical Thinking – Review and interpret payroll, scheduling, budget,
financial and HR data to ensure accuracy, identify trends, flag discrepancies,
and provide insights that support strategic and cost-effective decisions, while
recommending and implementing corrective actions as needed. - Customer Service - Support residents, families and employees by acting as
primary contact for financial or HR inquiries, resolving issues with empathy
and professionalism. - Lead – Supervise and coach the administrative team, fostering a high-
performing, service-oriented, and collaborative office environment. Manage
new employee onboarding activities. - Collaborate – Partner with the Executive Director, home leadership, union
partners, regional teams and head office resources to support daily home
operations and contribute to a collaborative, solution-focused environment. - Maintain – Oversee employee files, HR documentation, learning completion,
business processes, and office workflows, ensuring accuracy, confidentiality,
and compliance with provincial legislation, company policies, collective
bargaining agreements and regulatory standards. - Continuous Improvement – Enhance efficiency and performance by
streamlining back-office processes, applying data insights, and supporting
ongoing home initiatives, projects and local implementation of corporate
projects. - Values Alignment – Promote Extendicare’s Mission, Vision, and Values by
demonstrating integrity, respect, and a commitment to residents’ rights. - Flexibility – Assume additional responsibilities or tasks that are unique to a
specific home or are temporary in nature.
Required Education, Credentials and Experience:
- Post-secondary education in Business Administration, Accounting, or Human
Resources. - Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Outlook, Teams, SharePoint) and
advanced proficiency in Microsoft Excel. - Demonstrated working knowledge of cloud-based systems such as Workday
and PointClickCare preferred. - 3-5 years of experience in business or office operations preferred; experience
in long-term care or healthcare is an asset. - 2-3 years of supervisory or people leadership experience preferred.
- Demonstrated expertise in HR, payroll, benefits administration, scheduling,
accounts receivable/payable, and a strong working knowledge of practices within a unionized environment, including the interpretation and application
of collective agreements. - Proven ability to apply organizational skills, analytical thinking, and attention
to detail while maintaining superior customer service in a fast-paced, multi-
functional environment. - Demonstrated ability to manage multiple priorities under tight deadlines.
- Must provide a complete and current (within six months) Vulnerable Sector
Check (including a Criminal Background Check) or be willing to obtain one. - Must be bilingual French and English in both spoken and written.
Core Competencies:
- Computer Skills and System Proficiency
- Multi-tasking and Prioritizing
- Financial Acumen
- Customer Service and Communication
- Analytical Thinking
- Time Management
- Attention to Detail
- Relationship Management
- Change Management
Attributes of an Effective Leader:
- Strategy Development: Understands the organization’s strategy and sets
priorities to make it happen. - Self-Motivated and Results Driven: Takes ownership and holds
themselves and others responsible for delivering high-quality, timely, and
cost-effective results. - Collaboration: Inspires a collaborative team environment and works
effectively with others with the ability to influence. - Effective Communication: Actively listens, seeking to understand all
perspectives and communicates with respect. - Problem Solving: Recognizes and takes ownership to resolve issues outside
of clear role mandate. - Builds High Performing Teams: Builds the capability of individuals and
teams through continuous feedback, coaching, and a commitment to learning
and development. - Data Analytics & Continuous Improvement: Uses data to identify and
measure performance and develop solutions to motivate improvement.
What Extendicare has to offer:
At Extendicare, we believe that working as a team creates an environment that
allows us to reach our potential. We value each employee, encourage equal
opportunity for growth and recognize achievement. As a valued member of our
team, you can expect:
- Continuous mentorship, support for life-long learning
- Opportunities for advancement and career growth within the organization
- A rewarding and meaningful work experience where you can enrich your life
and the lives of others through your work. - Employee Family Assistance Program
- Robust benefits package
Extendicare is a leading provider of care and services for seniors across Canada, operating under the Extendicare, ParaMed, Extendicare Assist, and SGP Purchasing Network brands. We are committed to delivering quality care to meet the needs of a growing seniors’ population, inspired by our mission to provide people with the care they need, wherever they call home.
We operate a network of long-term care homes (both owned and under management contracts), deliver over 11 million hours of home health care services annually, and provide group purchasing services to third parties representing approximately 150,000 beds across Canada.
Extendicare proudly employs nearly 30,000 qualified, highly trained and dedicated team members who are passionate about providing high-quality care and services to help people live better.
Note : This is a temporary, full time, position ending in December 2026
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Gestionnaire des opérations (temporaire)
Mission
À titre de gestionnaire des opérations, vous contribuerez à la raison d’être d’Extendicare, soit aider les gens à mieux vivre, en dirigeant l’ensemble des fonctions administratives et opérationnelles d’un foyer de soins de longue durée. Vous dirigerez et encadrerez le personnel administratif tout en collaborant étroitement avec le directeur général et l’équipe de direction afin de soutenir les activités quotidiennes du foyer.
Ce poste est responsable de la gestion financière du foyer, de l’administration de la paie et des avantages sociaux, de la planification des horaires et de l’administration de la main-d’œuvre, ainsi que d’autres processus administratifs clés, tout en veillant au respect des exigences réglementaires et des politiques de l’entreprise. Grâce à vos compétences en leadership et en résolution de problèmes, vous favoriserez l’efficacité opérationnelle et contribuerez à créer un environnement accueillant pour les résidents, leurs familles et les employés.
Résultats clés
- Assurer l’exécution exacte et en temps opportun des principaux processus de ressources humaines (RH), notamment les mises à jour du cycle de vie des employés, la paie aux deux semaines, la gestion des horaires et des avantages sociaux. Agir à titre d’expert local pour ces fonctions.
- Superviser la facturation des résidents et les processus de recouvrement afin d’assurer des paiements ponctuels et une tenue de dossiers rigoureuse.
- Soutenir la santé financière du foyer en gérant de façon proactive les budgets, en surveillant les dépenses et en atteignant les objectifs financiers. Examiner régulièrement les rapports financiers afin de repérer et d’analyser les écarts, puis prendre rapidement les mesures correctives nécessaires.
- Assurer la conformité à la législation provinciale, aux politiques de l’entreprise, aux normes réglementaires et aux conventions collectives dans toutes les fonctions administratives et financières au sein d’un environnement syndiqué.
- Diriger et développer une équipe administrative performante qui incarne les valeurs d’Extendicare et offre un service exceptionnel aux résidents, aux familles et aux employés.
Principales responsabilités
- Sens des affaires et gestion financière - Diriger et exécuter les tâches financières telles que le traitement des paiements, l’attribution des codes de temps et de dépenses, la gestion des comptes des résidents et du recouvrement, ainsi que la tenue de dossiers exacts concernant les opérations bancaires, la petite caisse et le financement provincial.
- Esprit analytique - Examiner et interpréter les données relatives à la paie, aux horaires, aux budgets, aux finances et aux ressources humaines afin d’assurer leur exactitude, de repérer les tendances et les écarts, et de fournir des analyses favorisant des décisions stratégiques et rentables. Recommander et mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires.
- Service à la clientèle - Soutenir les résidents, les familles et les employés en agissant comme principal point de contact pour les questions liées aux finances ou aux ressources humaines, et en résolvant les problèmes avec empathie et professionnalisme.
- Leadership - Superviser et accompagner l’équipe administrative en favorisant un environnement de bureau performant, collaboratif et axé sur le service. Gérer les activités d’intégration des nouveaux employés.
- Collaboration - Travailler en partenariat avec le directeur général, l’équipe de direction du foyer, les représentants syndicaux, les équipes régionales et les ressources du siège social afin de soutenir les opérations quotidiennes et de contribuer à un environnement axé sur les solutions.
- Gestion et conformité - Superviser les dossiers des employés, la documentation RH, les formations obligatoires, les processus administratifs et les flux de travail du bureau, tout en assurant l’exactitude, la confidentialité et la conformité à la législation provinciale, aux politiques de l’entreprise, aux conventions collectives et aux normes réglementaires.
- Amélioration continue - Améliorer l’efficacité et la performance en optimisant les processus administratifs, en exploitant les données pour orienter les décisions et en soutenant les initiatives du foyer ainsi que la mise en œuvre locale des projets corporatifs.
- Alignement sur les valeurs - Promouvoir la mission, la vision et les valeurs d’Extendicare en faisant preuve d’intégrité, de respect et d’un engagement envers les droits des résidents.
- Flexibilité - Assumer d’autres responsabilités ou tâches propres à un foyer particulier ou de nature temporaire.
Formation, qualifications et expérience requises
- Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en comptabilité ou en ressources humaines.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Teams, SharePoint) et excellente maîtrise de Microsoft Excel.
- Connaissance pratique des systèmes infonuagiques tels que Workday et PointClickCare, un atout.
- De 3 à 5 ans d’expérience en administration des affaires ou en gestion de bureau, de préférence; une expérience dans les soins de longue durée ou le secteur de la santé constitue un atout.
- De 2 à 3 ans d’expérience en supervision ou en gestion de personnel, de préférence.
- Expertise démontrée en ressources humaines, administration de la paie et des avantages sociaux, gestion des horaires, comptes fournisseurs et comptes clients, ainsi qu’une solide connaissance des pratiques propres à un milieu syndiqué, notamment l’interprétation et l’application des conventions collectives.
- Capacité démontrée à faire preuve d’organisation, d’esprit analytique et de souci du détail tout en offrant un service à la clientèle de qualité supérieure dans un environnement dynamique et multifonctionnel.
- Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés.
- Doit fournir une vérification du secteur vulnérable complète et à jour (datant de moins de six mois), incluant une vérification des antécédents judiciaires, ou être disposé à l’obtenir.
- Doit être bilingue en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
Compétences clés
- Compétences informatiques et maîtrise des systèmes
- Gestion simultanée de plusieurs tâches et établissement des priorités
- Sens financier
- Service à la clientèle et communication
- Esprit analytique
- Gestion du temps
- Souci du détail
- Gestion des relations
- Gestion du changement
Qualités d’un leader efficace:
- Élaboration de stratégies : Comprend la stratégie de l’organisation et établit les priorités nécessaires à sa réalisation.
- Motivation personnelle et orientation vers les résultats : Assume la responsabilité de ses actions et tient les autres responsables de la prestation de résultats de qualité, dans les délais prévus et de manière rentable.
- Collaboration : Favorise un environnement de travail collaboratif et travaille efficacement avec les autres tout en exerçant une influence positive.
- Communication efficace : Écoute activement afin de comprendre tous les points de vue et communique avec respect.
- Résolution de problèmes : Reconnaît les problèmes et prend l’initiative de les résoudre, même lorsqu’ils dépassent clairement son champ de responsabilités.
- Développement d’équipes performantes : Développe les compétences des individus et des équipes grâce à une rétroaction continue, au coaching et à un engagement envers l’apprentissage et le perfectionnement.
- Analyse de données et amélioration continue : Utilise les données pour mesurer la performance, cerner les possibilités d’amélioration et élaborer des solutions favorisant le progrès.
Ce qu’Extendicare vous offre
Chez Extendicare, nous croyons que le travail d’équipe crée un environnement propice à l’atteinte de notre plein potentiel. Nous valorisons chaque employé, encourageons l’égalité des chances en matière de développement professionnel et reconnaissons les réalisations de chacun. En tant que membre apprécié de notre équipe, vous pouvez vous attendre à :
- Un mentorat continu et du soutien pour l’apprentissage tout au long de la vie
- Des possibilités d’avancement et de croissance professionnelle au sein de l’organisation
- Une expérience de travail enrichissante et porteuse de sens, vous permettant d’améliorer votre vie et celle des autres grâce à votre travail
- Un programme d’aide aux employés et à leur famille
- Un régime complet d’avantages sociaux
Extendicare est l’un des principaux fournisseurs de soins et de services aux aînés au Canada, exerçant ses activités sous les marques Extendicare, ParaMed, Extendicare Assist et SGP Purchasing Network. Nous nous engageons à offrir des soins de qualité afin de répondre aux besoins d’une population vieillissante, guidés par notre mission de fournir aux gens les soins dont ils ont besoin, où qu’ils considèrent leur foyer.
Nous exploitons un réseau de foyers de soins de longue durée (détenus ou gérés sous contrat), offrons plus de 11 millions d’heures de soins à domicile chaque année et fournissons des services d’achats regroupés à des tiers représentant environ 150 000 lits à travers le Canada.
Extendicare emploie avec fierté près de 30 000 professionnels qualifiés, hautement formés et dévoués, passionnés par la prestation de soins et de services de grande qualité afin d’aider les gens à mieux vivre.
Remarque : Il s’agit d’un poste temporaire à temps plein qui terminant début décembre 2026.
